Règlement Intérieur de l’Espace Arkopol

Préambule Chaque usager et sous-locataire de l’espace a pris connaissance du règlement intérieur et en accepte l’application.
En cas de non-respect des clauses, le responsable des locaux Sylvain BIGOT, se réservent le droit d’exclure l’utilisateur de l’espace.
Arkopol est un lieu de partage et de convivialité mais surtout un lieu de travail.
Il est possible d’y recevoir des personnes extérieures à condition qu’elles respectent le règlement ci-présent et demeurent sous votre responsabilité. Avant de vous inscrire, vérifiez l’adéquation de votre activité avec ce présent règlement intérieur. Certaines activités pourront être refusées par le propriétaire d’« Arkopol » .

Article 1 – Conditions d’admission Sont acceptées au sein du pôle bureau toutes personnes majeures, entreprises, organismes publics et associations.
Contrairement à la Grande Salle, l’espace bureau d’Arkopol n’est pas un établissement recevant du public (ERP). C’est un espace d’entreprises privées.

Article 2 – Administratif / Conditions d’accès L’espace est ouvert de 8h30 à 18h30, du lundi au jeudi et de 8h30 à 17h30 le vendredi.

La signature d’un contrat de prestation de service est nécessaire pour y accéder.
Les usagers utilisent le matériel mis à leur disposition (copieur, wifi, réfrigérateur, micro-onde…), durant toute la durée définie par le document signé.

Article 3 – Tenue et comportement Chaque utilisateur est invité à se présenter en tenue décente et avoir un comportement correct avec les autres utilisateurs de l’espace.
Cela signifie :
• Ouvrir ou fermer à clé lors de son entrée et de sa sortie de l’espace (gestion des flux),

• Respecter les lieux et le matériel. Le nettoyer s’il y a lieu,
• Ne pas dormir dans les locaux,
• Utiliser les ressources partagées (cafetière, micro , ….) de façon raisonnable (fair use),

• Respecter une ambiance studieuse (calme) et s’isoler en cas d’appel téléphonique durable,
• Veiller à avoir une tenue correct : (Pas de Short, tongs, etc.),
• Veiller à entretenir de bonnes relations avec les autres utilisateurs de l’espace, le voisinage, …

• Garer son véhicule (en marche arrière pour pouvoir repartir en marche avant en toute sécurité) sur le parking situé sur le côté des locaux ou sur les aires publiques (valable aussi pour clients et visiteurs),
• Eteindre chaque soir les lumières et fermer les portes du RDC (porte principale et les 2 portes coté parking), lorsque l’on part en dernier.

Article 4 – Usage du matériel Chaque personne a l’obligation de conserver en bon état le matériel qui lui est confié (voir contrat de prestation de service signé).
Les personnes sont tenues d’utiliser le matériel conformément à son objet. L’utilisation à d’autres fins, notamment personnelles, est interdite, sauf pour le matériel mis à disposition à cet effet.
Tout disfonctionnement ou incident constaté du matériel avant son utilisation doit être immédiatement signalé à : contact@arkopol.fr

Article 5 – Cas des ordinateurs portables Arkopol ne met pas d’ordinateur à disposition des usagers.
Chaque membre apporte son propre matériel de travail et doit l’emporter avec lui lors de son départ. Arkopol décline donc toute responsabilité en cas de perte, vol ou dégât.

Article 6 – Connexion et utilisation du wifi Arkopol fournit un accès wifi.
L’utilisation du wifi est comprise dans l’abonnement, elle est illimitée durant les heures d’ouverture de l’espace. Elle est soumise à l’acceptation des règles et lois en vigueur, que l’utilisateur s’engage à respecter.
Il ne doit pas utiliser le service à des fins illégales : téléchargements de fichiers illégaux, mise en ligne de contenus ou d’informations illégaux (toutes informations, textes, images, messages, vidéos ayant un caractère violent, raciste, d’incitation à la violence ou à la haine, dégradant, pornographique ou pédophilique, et/ou portant atteinte à l’intégrité des utilisateurs).
Il s’engage à respecter la législation sur les données personnelles et les traitements automatisés d’informations ainsi que la législation et les textes relatifs aux droits d’auteur, marques, brevets, à la propriété intellectuelle.
L’utilisateur doit vérifier qu’il dispose des équipements matériels, logiciels, navigateurs et anti-virus lui permettant d’utiliser pleinement ce service. Il est seul responsable de la sécurité de ses équipements.
Arkopol ne peut être tenu responsable en cas de préjudices directs et/ou indirects subis du fait de l’utilisation du service wifi. L’espace informe les utilisateurs du service que les dispositions applicables en matière de lutte contre le terrorisme impliquent l’obligation de conserver pendant une durée de 12 mois les données techniques de connexion. Arkopol pourra suspendre temporairement ou définitivement le service wifi en cas de non-respect de ces règles sans que l’utilisateur ne puisse prétendre à une indemnisation ou réparation.

Article 7 – Evénementiel : ateliers/ formations / conférences Arkopol est aussi un espace événementiel, nous veillons à votre tranquillité en ne programmant pas d’événements sonores durant votre temps de travail (8h30 à 18h30 du lundi au jeudi et de 8h30 à 17h30 le vendredi). Il est cependant possible que la mise en place de certains événements nocturnes démarre entre 17h30 et 18h30. Merci d’accepter quelques nuisances sonores sur ce créneau. Pour ceux souhaitant organiser des conférences, des réceptions ou des événements, nous sommes ouverts à toutes propositions. L’organisation d’un événement doit être planifiée (réservation des lieux pour les dates prévues, thématique abordée, nombre d’intervenants, préparation, etc.).
L’organisation d’un événement est soumise au respect des locaux et du matériel (nuisances sonores, nettoyage, gestion des déchets, etc.).

Article 8 – Décoration, Plantes & Affichage Pour rendre votre espace plus chaleureux, il est bien entendu autorisé la décoration et les plantes. Cela doit être validé au préalable par la direction. Il est cependant interdit de placarder dans les parties communes ou sur les portes, une zone d’affichage libre est prévue dans les sanitaires à cet effet.

Article 9 – Alcool Il est strictement interdit de pénétrer dans l’espace en état d’ébriété et/ou d’introduire des boissons alcoolisées au sein des locaux.


Article 10 – Fumeurs Interdiction de fumer : en application du décret n°92-478 du 29 mai 1992 fixant les conditions d’application de l’interdiction de fumer dans les lieux affectés à usage collectif, il est interdit de fumer dans les locaux d’« Arkopol» Aucun mégot ne doit être jeté au sol. Des cendriers sur pieds sont fournis à cet effet sur le parking et devant la porte d’entrée du bâtiment. Rouler vos cigarettes à l’extérieur du bâtiment.

Article 11 – Activités sonores (téléphone, conférence on line, discussion…) L’usage du téléphone est autorisé dans les locaux.
L’espace bureau est un lieu de partage et de convivialité mais surtout un lieu de travail, le besoin de silence des travailleurs doit être respecté. Coupez le son de vos appareils (ordinateurs, téléphones) et utilisez un casque pour écouter de la musique ou lire des vidéos. Sauf dans les bureaux prévus à cet effet (régie, cabines son, cabine vidéo, etc.)

Article 12 – Espace café, coin cuisine et nourriture L’espace met à disposition un coin repas de 12h30 à 13h30 équipé de manges debout, d’un réfrigérateur, d’un lave-vaisselle, d’une machine à café, d’une bouilloire, d’un micro-onde et d’un four.
 Pour le bien-être des utilisateurs, veuillez laisser l’espace propre et rangé :
• Ne pas manger ou déposer de nourriture sur les tables occupées par les autres usagers, 

• Laver derrière vous (vaisselle, table, sol, etc.), notamment les salles de réunion, 

• Faire la vaisselle au fur et à mesure ; un lave-vaisselle est prévu à cet effet.
• Ranger la vaisselle propre et sèche dans les rangements mis à disposition. 

• Veillez à ce que la machine à café ne clignote pas, ne déborde pas, se référer à la signalétique placardée sur le côté gauche de la machine.
• Veillez à vider le marc de café.

Article 13 – Espace impression L’espace met à disposition une imprimante et scanner, celle-ci est disponible en fair-use* :
• Limite de 10 impressions par jour,
• Scanner en libre-service,
• Vérifier le niveau des consommables (papiers, encres) et avertir en cas de manquement.

Article 14 – Parties communes – Sanitaires L’espace met à disposition deux sanitaires, pour le bien de tous, merci de respecter les présentes consignes :
• Laisser les sanitaires propres après votre passage,
• Ne pas mettre dans les sanitaires d’autres déchets que le papier, des poubelles sont prévues à cet effet,
• Les sanitaires ne font pas offices de douche,
• Vérifier le niveau des consommables (papiers, savon) et avertir en cas de manquement.

Article 15 – Parties communes – Zone de circulation Grande Salle, SAS, Couloir Merci de respecter les présentes consignes
• Les parties communes ne sont pas des espaces de stockages, ne pas laisser vos cartons fraichement réceptionnés dans les zones de circulations,
• Le matériel événementiel de la Grande Salle et en particulier de l’espace scénique n’est pas en libre-service, il s’agit de matériel professionnels et couteux ne pouvant être utilisé sans notre accord, si vous souhaitez une démonstration c’est avec plaisir que nous vous montrerons,
• Ne pas monter sur l’Espace Scénique ou s’y asseoir,
• Ne pas passer derrière le comptoir Bar,
• Ne pas passer derrière le vestiaire.

Article 16 – Produits dangereux et hygiène 
 L’utilisation de produits dangereux, toxiques par inhalation ou inflammables est interdite.
Le non-respect de cette disposition, mettant en danger la sécurité des personnes dans l’établissement, peut entraîner une exclusion immédiate prononcée par le propriétaire. 


Article 17 – Animaux Le présent règlement intérieur interdit la présence d’animaux de compagnie.

Article 18 – Enfants Le présent règlement intérieur interdit la présence d’enfants (moins de 18 ans) dans l’espace Arkopol, sauf pour les événements prévus à cet effet.

Article 19 – Perte, vol, dégâts 
Le matériel laissé dans les locaux est sous la responsabilité de leur propriétaire.
Arkopol décline toute responsabilité en cas de perte, vol ou dégât.
Il est recommandé aux membres de contracter une assurance vol simple valable hors du domicile, même si l’espace a également souscrit une assurance à cet effet. 


Article 20 – Secret professionnel Chaque usager et sous-locataire de l’espace s’engage à considérer et traiter comme confidentielles toutes les informations concernant les activités qui ont lieux dans Arkopol. Les personnes physiques ou morales ayant une activité au sein des Espaces du lieu sont protégées par le secret professionnel. Tout élément ou information circulant au sein d’Arkopol (connaissance par écrit ou oral) ne doit pas sortir du lieu. En particulier, le Bénéficiaire s’engage à ne jamais consulter les documents entreposés dans l’Espace par un tiers à moins d’y avoir été explicitement invité par leur propriétaire.
Le Bénéficiaire s’engage à ne jamais divulguer aucune de ces informations.
Cette obligation de confidentialité s’appliquera pendant toute la durée du Contrat ou du bail et se prolongera après la rupture de celui-ci quel qu’en soit le motif pendant une durée de deux (2) ans.


Article 21 – Non concurrence et obligation de loyauté Même en l’absence de disposition contractuelle, tout usager et sous-locataire de l’espace est soumis à une obligation de loyauté à l’égard des autres usagers de Arkopol durant toute la durée de la location d’un espace. Cette obligation générale de loyauté se traduit par l’interdiction de se livrer à toute activité concurrente entre bénéficiaire. Les relations entre usagers doivent se faire « de bonne foi ».
Arkopol s’engage à prévenir les usagers de l’arrivé d’un nouveau bénéficiaire qui pourrait avoir une activité concurrente avec un autre bénéficiaire.
Ainsi chaque usager et sous-locataire s’interdit de débaucher un salarié, un stagiaire, un apprenti, un alternant, etc. sans que l’autre partie soit d’accord et prévenue par écrit.
Le manquement de ces obligations de loyauté ou de non concurrence peut justifier un arrêt immédiat de tout contrat entre Arkopol et l’usager ou sous-locataire, par simple mail de la direction d’Arkopol. Aucun préjudice ne pourra être exigé quand l’arrêt de la location.
La prise d’effet de l’arrêt de la location peut être immédiat et Arkopol pourra rembourser en prorata temporis la somme trop perçue à l’usager ou sous-locataire de l’espace.

Article 22 – Entrée en application 
 Le Règlement entre en application le 01/03/2018.
Chaque signature d’un contrat de location ou de bail vaut accord de ce présent règlement intérieur et doit être signé par Sylvain Bigot et les locataires.
Il est disponible sous format pdf sur notre site internet : www.arkopol.fr
En cas de manquement, se référer à la signalisation des parties communes.

Article 23 – Non respect du présent règlement intérieur En cas de non respect du présent règlement intérieur pour quelques raisons que cela soit, un premier mail sera envoyé pour signifier les manquements ou le non respects des règles. Si aucune changement n’est constaté par le locataire au bout de 8 jours calendaires, une lettre avec accusé de réception sera envoyée pour résinifier les articles du règlement intérieur.
Si passé un délais de 10 jours, aucun changement n’est constaté, la direction se réserve le droit de signifier la résiliation du contrat de location et ce sans respecter le préavis de départ prévus au contrat de location. Cela ne présagera pas de poursuites éventuelles ultérieures qui pourraient être engagées pour dédommager le propriétaire.

Article 24 – Personnes à contacter Contact Direction
Sylvain BIGOT
02 47 25 22 05 – sbigot@arkopol.fr
Fait à Tours, le 01/03/2023 
par Sylvain Bigot.

* le fair use que nous utilisons assez généralement pour les services que nous proposons (internet, imprimante, salles de réunion) signifie que vous pouvez utiliser gratuitement le service concerné tant que votre utilisation ne nuit pas directement et durablement à l’utilisation desdits services par les autres locataires. A partir du moment où l’utilisation devient trop importante / récurrente il ne s’agit plus de fair use. Ex : vous pouvez réserver périodiquement les salles de réunion pour 1 ou 2h, mais à partir du moment où vous la bloquez pendant 1 jour complet en semaine nous vous demanderons une compensation. Idem si vous devez imprimer 4 ramettes, il nous paraît alors « normal » que vous ameniez des ramettes de papier et éventuellement participiez à l’achat de l’encre. De même pour la connexion internet si votre utilisation est trop intensive (gros upload /download de données pendant la journée).